In vielen Situationen ist es nützlich, eine Datei in einem Format mit festem Layout zu speichern, das problemlos freigegeben und gedruckt, gleichzeitig aber nicht einfach bearbeitet werden kann (bspw. Lebensläufe, juristische Dokumente, Rundschreiben).
PDF (Portable Document Format) ist ein Dateiformat mit festem Layout. Beim Email-Versand von Dateien hat es sich als Standard etabliert. PDF stellt sicher, dass eine Datei das beabsichtigte Format behält, wenn sie angezeigt oder gedruckt wird. Außerdem können Daten in einem PDF-Dokument nicht ohne weiteres geändert werden. Um PDF-Dateien anzuzeigen, muss ein entsprechendes Leseprogramm auf dem Computer installiert sein, bspw. der Acrobat Reader von Adobe Systems. So werden Dateien auch dann lesbar, wenn Sender und Empfänger unterschiedliche Software-Versionen benutzen.
Im Downloadcenter von Microsoft steht ein kostenloses Add-In (Ergänzungsprogramm) für Microsoft Office 2007 "Speichern unter -PDF" zur Verfügung. Damit erhalten Sie die Möglichkeit, Dateien im PDF-Format zu speichern – in insgesamt acht Microsoft Office 2007-Programmen:
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- Microsoft Office Word 2007
- Microsoft Office Excel 2007
- Microsoft Office PowerPoint 2007
- Microsoft Office Access 2007
- Microsoft Office InfoPath 2007
- Microsoft Office OneNote 2007
- Microsoft Office Publisher 2007
- Microsoft Office Visio 2007
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Um eine Datei im Format PDF speichern zu können, müssen Sie das Add-In installieren. Rufen Sie dazu die Webseite Add-In für 2007 Microsoft Office: "Speichern unter – PDF oder XPS" von Microsoft auf, und befolgen Sie die Anweisungen auf dieser Seite.
Nachdem Sie das Add-In installiert haben, können Sie bspw. Microsoft Office Word 2007 Dokumente als PDF speichern. Wählen Sie dazu im Word die Office-Schaltfläche, zeigen Sie auf Speichern unter, und klicken dann auf PDF.
Nachdem Sie eine Datei als PDF gespeichert haben, können Sie direkt an der PDF-Datei keine Änderungen mehr in Microsoft Office Word 2007 vornehmen. Sie müssen die Änderungen an der ursprünglichen Datei vornehmen und diese erneut als PDF speichern.